All’interno di ogni impresa, affinché la stessa possa
sopravvivere e durare nel tempo, devono essere svolte una serie di
attività, tra di loro integrate e coordinate. Le
“attività” che presentano “caratteristiche simili” possono essere
raggruppate e costituiscono una “FUNZIONE AZIENDALE” (o AREA
AZIENDALE). Una “funzione aziendale” è formata
da una serie di attività aventi lo stessa natura, riunite tra di loro
perché riguardanti lo stesso oggetto operativo e finalizzato al
raggiungimento dell’obiettivo dell’impresa.
L’AREA DI PIANIFICAZIONE e PROGRAMMAZIONE
L’
area pianificazione e programmazione si occupa di predisporre piani (e
successivamente i programmi) relativi alla gestione futura. La pianificazione e la programmazione rivestono un ruolo decisamente rilevante nell’ambito del sistema d’impresa. Le
attività di pianificazione e programmazione dell’attività aziendale,
più esattamente, sfociano in un processo attraverso il quale si cerca di
costruire “piani strategici” e “programmi annuali” che riguardano la
“gestione” futura e di predisporre i mezzi (risorse umane e finanziarie)
più efficaci per la relativa realizzazione. In altri termini, pianificare e programmare vuol dire: fare le scelte strategiche (nuovi prodotti, nuovi mercati, ecc.). fissare gli obiettivi aziendali da perseguire e indicare quelli che separatamente devono essere attribuiti alle singole aree; predisporre i mezzi (risorse personali e finanziarie, ecc.) necessari per raggiungere tali obiettivi. NOTA:
occorre puntualizzare il significato dei termini “pianificazione” e
“programmazione” che spesso usati come sinonimi: in realtà hanno un
distinto significato: Pianificare: quando i
piani si riferiscono al medio-lungo termine (3-5 anni): sono quindi
piani strategici (PIANIFICAZIONE STRATEGICA ) Programmare:
quando il piano strategico viene tradotto, per l’anno successivo, in
programma di gestione riguardano un breve periodo di tempo (es. fino ad
1 anno). (PROGRAMMAZIONE - BUDGET)
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L’ AREA di AUDITING e CONTROLLO DI GESTIONE
L’area
relativa al controllo ha la finalità di misurare il grado di
raggiungimento degli obiettivi prefissati nonché di analizzare i motivi
delle eventuali differenze. Premessa ovvia del
controllo di gestione è che i dati, desunti dalla contabilità (e dal
bilancio) utilizzati per tale controllo, siano attendibili: a questa
finalità è preposta l’attività di Auditing. (AUDITING o “REVISIONE
CONTABILE”). L’attività di “controllo di gestione”, vera e propria, si articola essenzialmente su due livelli: In primo luogo, si confrontano i risultati “raggiunti” con quelli “programmati” (REPORTING) In
secondo luogo, si analizzano gli “scostamenti” tra i dati preventivi e
dati consuntivi, al fine di individuare i motivi per cui si sono
generate tali differenze, in modo da poterle eliminare (CONTROLLO DI
GESTIONE).
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FINANZA L’area finanza si occupa della
copertura del fabbisogno finanziario dell’impresa, procacciandole
risorse finanziarie più idonee (capitale). Si tratta non solo di
reperire i fondi di copertura, ma anche di gestire le decisioni di
investimento che stanno a monte di quei fabbisogni. Tali mezzi di
copertura dovranno essere adeguati e gestiti in termini di qualità,
quantità, economicità e disponibilità tempestiva, e ciò in linea con il
loro utilizzo (ovvero con quei fabbisogni definiti dalle decisioni di
investimento). L’attività della funzione
finanza, in pratica, ha per oggetto la gestione del fattore “capitale”
nei momenti dell’acquisizione e dell’impiego. L’obiettivo
fondamentale è costituito dalla possibilità di far fronte alle esigenze
finanziarie in modo tempestivo e il meno oneroso possibile. L’attenta
considerazione della correlazione tra finanziamenti e impieghi da la
possibilità di disporre in ogni momento dei mezzi finanziari necessari
per il normale svolgimento dell’attività aziendale.
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PERSONALE (organizzazione e gestione del Personale)
Il principale obiettivo della “funzione personale” è acquisire, amministrare e sviluppare le “risorse umane” di un’azienda. La gestione del personale, in pratica, riguarda i problemi attinenti alle forze di lavoro che operano nell’azienda. La funzione organizzazione e gestione del personale è di fondamentale importanza poiché si occupa: di
tutti i problemi connessi alle scelte strategiche riguardanti la
“struttura organizzativa” e l’utilizzo delle risorse umane (personale), della
gestione dei rapporti con i lavoratori subordinati e con gli enti
previdenziali, svolgendo anche compiti di natura
amministrativo-contabile (relativi la personale). È,
dunque, questa funzione che si occupa dei compiti tipicamente
amministrativi relativi al personale, come il calcolo dei salari e degli
stipendi e la tenuta dei rapporti con gli istituti previdenziali (INPS,
INAIL).
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APPROVVIGIONAMENTI (ACQUISTI)
La
funzione acquisti/approvvigionamento consiste nell’insieme delle
attività che vengono svolte per acquistare i fattori della produzione,
nei tempi e nei modi richiesti dalle necessità dell’azienda. In
pratica riguarda soprattutto il rifornimento relativo alle merci, alle
materie prime o ad altri materiali di consumo (UFFICIO ACQUISTI). Può
riguardare anche l’acquisizione dei beni strumentali (in fase di
costituzione o in momenti successivi): naturalmente tale operazione
viene pianificata a livello strategico. Nelle
imprese mercantili questa funzione si occupa, principalmente, degli
acquisti di merci sul mercato, individuando, le piazze dove essi
risultano più convenienti. Rientra in questa
funzione anche la “GESTIONE DELLE SCORTE” (MAGAZZINO) (UFFICIO
MAGAZZINO), la cui finalità è quella di fare in modo che l’azienda
abbia sempre a disposizione la quantità di beni destinati alla vendita
(se si tratta di Merci) o all’inserimento nel processo produttivo (se si
tratta di Materie prime, sussidiarie, ecc.). In
genere la Direzione acquisti, rispetto alla criticità degli acquisti o
alla specificità degli stessi, può dipendere direttamente dal Direttore
Generale, dalla Direzione Amministrativa,oppure fare parte delle
Direzione Produzione.
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PRODUZIONE La funzione “produzione” ha
il compito di “aggregare” e “utilizzare” i fattori della produzione
acquisiti al fine di ottenere (attraverso un processo di trasformazione)
“prodotti” idonei a soddisfare le richieste provenienti dai consumatori
finali o da altre unità produttive. In generale, l’attività di produzione è caratterizzata da due momenti fondamentali: la predisposizione del sistema produttivo, che comporta la scelta: della tecnologia produttiva (conoscenze, metodi e strumenti da adottare nei processi di trasformazione), della
tipologia dei processi produttivi (che si differenziano in relazione
alla quantità di produzione e al suo livello di standardizzazione), del grado di flessibilità di cui dotare gli impianti; la
gestione operativa dello stesso, che consiste nell’utilizzare il
sistema produttivo predisposto in modo da ragiungere i massimi livelli
di efficienza.
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COMMERCIALE e MARKETING
La
“funzione commerciale” (vendite) si occupa principalmente della vendita
di un dato prodotto o servizio secondo le strategie e le politiche
stabilite dalla Direzione Marketing. La “FUNZIONE COMMERCIALE” (l’UFFICIO VENDITE in particolare) gestisce gli ordini dei clienti. La
“FUNZIONE MARKETING” valuta l’adeguatezza del prodotto alle esigenze
del mercato: definisce a chi, che cosa e come vendere e imposta la
strategia commerciale di un prodotto a lungo termine. La strategia
operativa di vendita di un dato prodotto (o servizio) viene articolata e
definita attraverso la stesura del “piano di marketing”.
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RICERCA & SVILUPPO La funzione “ricerca e sviluppo” svolge un’attività finalizzata alla produzione di nuove conoscenze tecnologiche che consentano: di fronteggiare adeguatamente l’evoluzione ambientale di ottenere vantaggi competitivi. La funzione di ricerca e sviluppo, in sintesi, comprende attività di progettazione finalizzate a: diversificazione del della produzione con la ricerca di nuovi prodotti, miglioramento qualitativo dei prodotti già esistenti, diversificazione
e miglioramento dei processi produttivi al fine di migliorare la
qualità dei prodotti ottenuti, di rendere più flessibile la produzione
e/o di rendere più conveniente, in termine di costo, il processo
produttivo. L’attività di sviluppo è
strettamente connessa ai risultati conseguiti con l’attività di ricerca e
ne cura le possibili applicazioni. Il suo obiettivo consiste, quindi,
nell’utilizzare al meglio le conoscenze acquisite al fine di impiegarle
adeguatamente nello svolgimento dell’attività produttiva.
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LE AREE PRIMARIE Esse comprendono:
Le
aree caratteristiche svolgono l’attività che caratterizza e individua
l’azienda: in pratica riguardano la realizzazione del prodotto e la sua
vendita. Esse comprendono: La funzione APPROVVIGIONAMENTI (ACQUISTI); La funzione PRODUZIONE; La funzione MARKETING (e/o COMMERCIALE); La funzione RICERCA & SVILUPPO. INDIETRO
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LE AREE INTEGRATIVE La funzione PERSONALE; La funzione FINANZA.
Le aree integrative costituiscono un “supporto” alle aree caratteristiche. A
differenza delle aree caratteristiche, le aree integrative rendono
disponibili dei fattori produttivi (lavoro e capitale) che sono
indispensabili per lo svolgimento dell’attività dell’impresa, ma non
riguardano la sua specifica attività: in altre parole, le aree
integrative gestiscono e offrono soluzioni a problemi riguardanti tutte
le aree funzionali, rendendone possibile l’operatività. Le aree integrative comprendono: La funzione PERSONALE; La funzione FINANZA. INDIETRO
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LE AREE DI INFORMAZIONE e CONTROLLOLe
aree di informazione e di controllo sono indirizzate alla
predisposizione dei collegamenti tra impresa e ambiente (sistema
informativo), dei piani strategici (pianificazione) e, infine, al
riscontro delle condizioni di funzionamento del sistema impresa
(programmazione e controllo). In passato tali funzioni, vista la
stretta correlazione con l’attività di governo (amministrazione)
dell’impresa, erano spesso unificate nell’area amministrativa (che
spesso incorporava anche la gestione finanziaria e la gestione del
personale): tale area unitaria esiste ancora nelle aziende di
piccola/media dimensione. Le aree di informazione e di controllo sono rappresentate da: SISTEMA INFORMATIVO (funzione sistema informativo); PIANIFICAZIONE E PROGRAMMAZIONE; AUDITING E CONTROLLO DI GESTIONE. INDIETRO
Le funzioni accessorie
Entro i limiti fisiologici, queste aree :
• tendono a rafforzare le capacità di coordinamento interno delle aziende, specie di quelle
più complesse.
• Migliorano le potenzialità aziendali di fornire alla clientela “sistemi” di prodotti e servizi
integrati. Differente è un'azienda che si propone sul mercato nelle vendita di un bene,
rispetto ad una stessa che propone la vendita di sistemi.
• Forniscono supporto per i processi decisionali del management, quindi miglioramento della
qualità della decisioni, e riduzione degli errori.
Il ruolo del general management
Nelle imprese manageriali, coesistono:
• ruoli di governo e alta direzione (top management), attività di direzione generale, con
compito di individuare gli indirizzi strategici, e la macrostruttura che consentirà all'azienda
di realizzare quelle strategie.
• ruoli di direzione intermedia (middle management), è impegnato nell'attivazione delle
strategie, e nel migliore utilizzo dell'organizzazione precostituita.
I ruoli di governo (proprietà, C.d.A.,ecc..) e alta direzione aziendale (direttore generale, vice-
direttori generali, direttori centrali, capi divisione, direttori di sede e di filiale, ecc..) svolgono
compiti di generale coordinamento (general management).
Esistono compiti di general management, non sono nel ruolo del direttore generale o delegato, ma
l'azienda ha bisogno di coordinamenti generali, a più punti della gerarchia, fino anche a direttori di
filiale e sede che sono dei presidi periferici.
